Wenn Künstliche Intelligenz die Arbeit erleichtert

Bei BLG LOGISTICS gehören Digitalisierung und Automatisierung zur Strategie. Das zeigt sich nun auch in der Buchhaltung. Monotone Routinearbeiten im Umgang mit Dokumenten werden künftig durch ein neues Dokumenten-Management-System verschlankt. Künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation gehen dabei Hand in Hand.

„Es ist immer gut, wenn Prozesse erleichtert werden“, sagt Vanessa Kalwait, Projektmanagerin für Innovationen und Digitalisierungsprojekte bei BLG LOGISTICS. Die Innovations-Expertin entwickelt im Team Lösungen für mehr Effizienz und verbesserte Arbeitsabläufe, um Mitarbeitende zu entlasten. In einem aktuellen Projekt baut sie mit ihren Kolleg:innen mittels künstlicher Intelligenz (KI) ein Dokumenten-Management-System (DMS) auf, sodass Mitarbeitende weniger manuelle und monotone Tätigkeiten erledigen müssen.

Der Versuch, menschliches Lernen und Denken mithilfe von Daten und Software auf den Computer zu übertragen und die Technik eigenständig Probleme lösen zu lassen, gelingt mit KI immer häufiger. „Bei unserem System geht es im Kern um die Extraktion und die Klassifizierung von Dokumenten“, erklärt Kalwait das Pilotprojekt, das zunächst für die Buchhaltung aufgesetzt wird. Das neue System soll im ersten Schritt erkennen, ob es sich bei eingehenden Dokumenten etwa um eine Rechnung oder einen Lieferschein handelt. Auf der Basis von Trainingsdaten lernt das intelligente System, welche Informationen relevant sind, und extrahiert diese aus den Dokumenten, z.B. die Adresse des Rechnungsstellers oder das Rechnungsdatum. Während heute noch die Mitarbeitenden die Dokumente überprüfen und relevante Inhalte händisch abtippen, erledigt das in Zukunft das DMS - ein immenser Zeitgewinn.

„Im DMS geht es im Kern um die Extraktion und die Klassifizierung von Dokumenten.“
Tobias Falke, RPA-Experte bei BLG LOGISTICS

Der Einsatz von KI ist bei BLG LOGISTICS bereits in anderen Bereichen angekommen, beispielsweise bei der optischen Erkennung von Teilen oder der Planung von Personal. Beim geplanten DMS würde es aus technischer Sicht Sinn machen, die Anwendung extern zu hosten und eine Cloud-Lösung zu nutzen. Denn: Für das Training einer KI werden nur temporär hohe Rechen und Grafikleistungen gebraucht. Für die Produktion und den Regelbetrieb dagegen reichen klassische Serverleistungen - es entstehen allerdings hohe Kosten, wenn hier auch die KI trainiert wird. Um eine zukunftsfähige Lösung zu finden, arbeiten das Innovationsteam und die IT-Abteilung eng zusammen.

Die KI braucht Mensch und Roboter

Vanessa Kalwait, Projektmanagerin für Innovation und Digitalisierungsprojekte und Tobias Falke, RPA-Experte bei BLG LOGISTICS.

Wenn die Pilotphase des DMS beendet ist, können sich die Mitarbeitenden aus der Buchhaltung langfristig auf Entlastung freuen. Denn monotone Arbeiten wie das Abtippen von Rechnungsdaten werden deutlich reduziert. Möglich macht dies die Kombination aus KI mit Robotic Process Automation (RPA). Tobias Falke ist seit einigen Jahren für die robotergestützte Prozessautomatisierung bei BLG LOGISTICS zuständig. Der RPA-Experte weiß, wie gut sich RPA und künstliche Intelligenz ergänzen: „Wir benötigen die KI, um Daten zu strukturieren, denn hier stößt die RPA-Technologie an ihre Grenze“, sagt Falke. Die KI liest Daten aus Dokumenten und kann beispielsweise erkennen, dass wichtige Informationen wie das Datum nicht bei jeder Rechnung an einer bestimmten Stelle stehen. „Die KI kann solche Daten liefern, aber dann nicht in andere Systeme bringen. Dafür ist RPA das ausführende Instrument“, beschreibt es Falke. Über RPA gelangen die Informationen aus den Dokumenten beispielsweise ins interne SAP-System, auf das verschiedene Geschäftsbereiche Zugriff haben.

In der Pilotphase liegt der Fokus des DMS-Projekts noch auf Rechnungen in der Buchhaltung, weitere potenzielle Anwendungen sind Auftragsbestätigungen und Lieferschiene im Einkauf, Speditionsaufträge und operative Wareneingänge. „Unser Ziel ist es, für die Menschen den Prozess fühlbar zu erleichtern, zum Beispiel durch weniger Aufwand bei der Verarbeitung von Lieferscheinen und weniger Zeitdruck“, so Kalwait. Der Mehrwert könnte sich an weiteren Stellen zeigen, etwa mit der digitalen Datenablage. Diese ermöglicht nicht nur gezieltere und vereinfachte Suchen, sondern spart auch Papier für mehr Nachhaltigkeit.

„Die KI und die Automatisierung ersetzen niemanden. Ohne den Menschen wird es auch künftig nicht gehen.“
Vanessa Kalwait, Projektmanagerin für Innovationen und Digitalisierungsprojekte

„Mit dem DMS haben die Mitarbeitenden mehr Raum für andere, anspruchsvollere Tätigkeiten“, resümiert Kalwait. „Die KI und die Automatisierung ersetzen niemanden. Auch wenn die Technologie noch so zuverlässig ist, ohne den Menschen wird es auch künftig nicht gehen.“ In vielen Bereichen werden durch die KI sogar neue Jobprofile entstehen. Dass BLG LOGISTICS damit einmal mehr digital vorlegt, beobachtet Falke im Austausch mit anderen Unternehmen. Falke und Kalwait sind sich einig: „Die BLG hat wichtige Zukunftsthemen erkannt und treibt sie bereits an vielen Stellen voran.“

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