Auf Zeitreise

Digitalisierung, Globalisierung und die Corona-Pandemie haben die globale Arbeitswelt nachhaltig verändert. New Work ist der Überbegriff für diese Transformation des Arbeitsmarkts. Die Entwicklung eines neuen Mindsets, die Implementierung moderner Arbeitsplatzkonzepte und die Veränderung der Unternehmenskultur stellen viele Arbeitgeber vor neue Herausforderungen. Auch BLG LOGISTICS befindet sich mitten in diesem Veränderungsprozess. Mobiles Arbeiten, Desksharing und moderne Büroräume: Auf einer Pilotfläche in der Bremer Überseestadt prüft der traditionsreiche Logistikkonzern, welche Maßnahmen optimal zu den Wünschen und Bedürfnissen der Mitarbeitenden passen.

Die Corona-Pandemie hat dem mobilen Arbeiten Vorschub geleistet – fünf Tage die Woche acht Stunden vor Ort im Büro zu arbeiten, wird in vielen deutschen Büros immer mehr zur Ausnahme. „Die Mitarbeitenden haben gemerkt, dass es auch anders geht und man nicht zwingend jeden Tag im Büro präsent sein muss, um gute Arbeit zu leisten. Sie möchten in der Wahl ihres Arbeitsplatzes flexibel sein“, sagt Sonja Andresen, Head of CONTRACT Review and Improvement bei BLG LOGISTICS. Andresen leitet gemeinsam mit ihren Kolleginnen Carolin Böttjer und Constanze Heinrich das Projektmanagement-Office des Pilotprojekts Work@BLG. Ziel des insgesamt 15-köpfigen Projektteams ist es, ein hybrides, zukunftsorientiertes Arbeitsplatzmodell für den kaufmännischen Bereich zu entwickeln und die Arbeitgeberattraktivität der BLG fit für die Ansprüche der Zukunft zu machen.

„Wir möchten mit dem Pilotprojekt eine neue Form des Büroalltags schaffen.“
Constanze Heinrich, Senior Projektmanagerin

Rund 70 Mitarbeitende testen die Möglichkeiten von Work@BLG im Alltag. Eine 400 Quadratmeter große Bürofläche am BLG-Standort in der Bremer Überseestadt ist das Herzstück des Pilotprojekts. Gestaltet wurde die Fläche unter dem Motto „Zeitreise“, denn Tradition und Herkunft sind für den Logistikkonzern ebenso wichtig wie seine Zukunftsfähigkeit. Modern, ansprechend und identitätsstiftend, so die Ansprüche der Projektleiterinnen an die Pilotfläche. Dafür hat jedes Mitglied in dem interdisziplinären Projektteam Verantwortung übernommen: für die Malerarbeiten, die Bestellung der Büromöbel, die Organisation des Umzugs, das Buchungstool oder auch die notwendigen Schreibtischhöhen und die Kommunikation. „Wir haben in diesem Projekt auch gezeigt, wie modernes Teamwork geht“, freut sich Carolin Böttjer.

Ein neuer Büroalltag

„Die Möglichkeiten des mobilen Arbeitens wurden durch die Pandemie beschleunigt“, weiß Sonja Andresen. „Die Leute haben zu Hause alles, was sie brauchen – einen vollen Kühlschrank, Kaffee und die nötige Ruhe zum Arbeiten.“ Die Leitfrage des Projekts lautete deshalb: Wie überzeugen wir die Kolleginnen und Kollegen, nach der Pandemie gerne ins Büro zurückzukommen? „Wir wollen die Konkurrenzsituation zwischen Büro und mobiler Arbeit auflösen und am Arbeitsplatz für mehr Wohlfühlatmosphäre sorgen“, so Carolin Böttjer.

Gestaltung und Ausrüstung der Pilotfläche basiert auf einer umfassenden Analyse der Bedürfnisse der Mitarbeitenden. Das Pilotteam hat im Vorfeld ein Arbeitstagebuch geführt und dokumentiert, welche Arbeitsvorlieben, Gewohnheiten und Bedürfnisse bestehen. Neben „gutem Kaffee und Ruhe“ war ein Wunsch, dass die Mitarbeitenden auch innerhalb eines Arbeitstages den Arbeitsort wechseln können, um beispielsweise morgens im Büro und nachmittags mobil zu arbeiten. „Wir möchten mit dem Pilotprojekt eine neue Form des Büroalltags schaffen“, erklärt Senior-Projektmanagerin Constanze Heinrich.

Alte Strukturen aufbrechen

Die Pilotfläche in der Überseestadt eignet sich besonders gut für das Projekt, da dort ausreichend Fläche zur Verfügung steht. „Für das Zeitreisekonzept haben wir die alten Flächen und Großraumbüros neu aufgeteilt“, erzählt Andresen. „In traditionsreiche Vergangenheit und moderne Gegenwart.“ Im Eingangsbereich beginnt die Reise in die 145-jährige Geschichte von BLG LOGISTICS. In Sepia gehaltene Räume und geschichtsträchtige Fotos an den Wänden: Die abgebildeten Hafenaktivitäten, historischen Speicher und für den Schiffsverkehr typischen Waren wie Kaffee und Baumwolle verkörpern die Tradition des Bremer Logistikunternehmens. Wartemöglichkeiten und ein Hochtisch, an dem man mit Blick auf die Weser seine E-Mails checken kann, laden zur emotionalen Reise in die Vergangenheit ein und verbinden Mitarbeitende wie Besucher:innen mit der Geschichte des Unternehmens.

Büroalltag früher

1926 Verwaltung

1960 Betriebskantine

1976 Büroräume

1926 Verwaltung

1960 Betriebskantine

1976 Büroräume

Der Großteil der Räume in diesem Zeitabschnitt bietet Besprechungsgelegenheiten mit einem besonderen Ambiente. „Wir wollten weg von der klassischen Ausstattung, den typischen langen Besprechungstischen“, erzählt Constanze Heinrich. Das sei angesichts hybrider Meetings ohnehin nicht mehr zeitgemäß. Stattdessen setzt das Projektteam auf Sofas und Sitzgruppen, die den Raum auflockern und die Kommunikation fördern. Ein modulares Möbelkonzept aus Holz lädt zum kreativen Arbeiten ein. Moderne IT-Ausstattungen wie intelligente Kameras oder mobile Pinnwände ermöglichen hybride Meetings. „Digitale Konferenzen sind seit der Pandemie Routine“, ergänzt Sonja Andresen. „Die nächste Herausforderung sind hybride Meetings mit der passenden IT-Ausstattung.“

In der „Gegenwart“ überwiegen bunte Farben; gelb-blaue Hochregale und Containerwände als Fototapeten bringen Lageratmosphäre in die Büros. Hier befindet sich der Großteil der Arbeitsplätze. Anders als früher haben die Mitarbeitenden keinen festen Schreibtisch mehr – stattdessen ist Desksharing angesagt. „Wir arbeiten mit einem Buchungssystem, sodass sich jeder seinen individuellen Arbeitsplatz für den jeweiligen Tag reservieren muss“, sagt Sonja Andresen. „So wollen wir den unterschiedlichen Bedürfnissen der Kolleg:innen gerecht werden.“ Deren Bedürfnisse standen von Anfang an im Fokus des Projektteams. Um zu verstehen, was die Kolleg:innen benötigen, haben Sonja Andresen und ihre Kolleginnen Carolin Böttjer und Constanze Heinrich sehr genau hingeschaut: „Wir wollen die verschiedenen Fachabteilungen zusammenbringen, um gemeinsam und interdisziplinär in den Räumlichkeiten zu arbeiten“, betonen die Projektleiterinnen. Wer konzentriert arbeiten muss, kann sich etwa einen der sogenannten Tunnelarbeitsplätze buchen. Wer im Team arbeiten möchte, wählt einen Platz in der Nähe seines Projektpartners. Wer ungestört telefonieren möchte, tut dies in einer der Telefonzellen. Alles ist unkompliziert und niedrigschwellig konzipiert. Am Ende der Büro-Arbeitszeit wird der Schreibtisch wieder leer geräumt, damit er bereit ist für die nächste Nutzerin oder den nächsten Nutzer. Ihre Utensilien können die Mitarbeitenden in eigenen Schließfächern verstauen oder für den nächsten Tag im Homeoffice mitnehmen.

„Wir wollen die verschiedenen Fachabteilungen zusammenbringen, um gemeinsam und interdisziplinär in den Räumlichkeiten zu arbeiten.“
Projektleiterinnen Carolin Böttjer, Sonja Andresen und Constanze Heinrich (von links nach rechts)

Auswertung erfolgt im Sommer

Nach einer sechsmonatigen Testphase wird das Projekt in der Überseestadt ausgewertet und entschieden, ob es zukunftsträchtig ist und sich auch für andere Verwaltungsstandorte empfiehlt. Die drei Projektleiterinnen sind zuversichtlich, dass das Projekt Work@BLG vieles im Positiven verändern wird und BLG LOGISTICS erfolgreich auf die Reise von New Work zum New Normal geht.

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