Compliance

Compliance ist die zentrale Grundlage unserer unternehmerischen Entscheidungen und unseres täglichen Handelns. Unsere ethischen Standards gelten dabei entlang der gesamten Lieferkette.

Wir richten unser Handeln und sämtliche Entscheidungen, die wir als Unternehmen treffen, an geltendem Recht sowie an unseren eigenen Verhaltensgrundsätzen aus. Das macht uns für Mitarbeitende, Kunden, Geschäftspartner und Aktionäre zu einem vertrauenswürdigen, verlässlichen Partner. Wir sind uns im Klaren, dass Gesetzesverstöße dem Unternehmen erheblich und dauerhaft schaden können. Um dies zuverlässig zu vermeiden, beugt unser Compliance-Management-System Risikofaktoren wie Bestechung und Bestechlichkeit, Vorteilsnahme, Untreue und Absprachen wider den fairen Wettbewerb aktiv vor. Damit dieser präventive Ansatz über die gesamte Organisation hinweg wirken kann, investieren wir in Aufklärung und informieren unsere Mitarbeitenden regelmäßig und umfassend.

Die Verantwortung für Compliance-Belange liegt bei der Zentralbereichsabteilung Legal, Insurance & GRC (Governance, Risk, Compliance), deren Leitung direkt an den Chief Compliance Officer, unseren Vorstandsvorsitzenden, berichtet. Wir dulden keine Korruption, lassen keine Diskriminierung zu und räumen den Aspekten Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz größte Bedeutung ein. Wir nutzen Ressourcen verantwortungsbewusst und betrachten den fairen Wettbewerb als unverzichtbare Grundvoraussetzung für einen freien Markt. Im Berichtsjahr wurden keine Gesetzesverstöße dokumentiert, die Bußgeldzahlungen nach sich ziehen können.

Regelwerke, Kontrollmechanismen und Meldesysteme

Der durch den Vorstand ernannte Compliance-Beauftragte ist für die fortlaufende Weiterentwicklung unserer Compliance-Strategie zuständig, wobei die wiederholte Überprüfung der Wirksamkeit des Systems wesentlicher Teil des Prozesses ist. Beides erfolgt in Abstimmung mit unserem Chief Compliance Officer, an den er turnusmäßig berichtet. Einmal im Jahr wird zudem der Aufsichtsrat über alle Compliance-bezogenen Themen, Prozesse und Ereignisse informiert. Im täglichen Geschäft steht der Compliance-Beauftragte unseren Mitarbeitenden als Ansprechpartner zur Seite. Er nimmt Hinweise entgegen, beantwortet Fragen und berät – auch präventiv – bei eventuellen Rechtsverstößen. Eine zweite Anlaufstelle finden unsere Beschäftigten ebenso wie Dritte in unserem extern bestellten und damit unabhängigen sowie unparteiischen Ombudsmann. Ihm können jegliche Verdachtsfälle auch anonym gemeldet werden. Die Kontaktdaten beider sind auf unserer Website für jeden auffindbar und außerdem in mehreren unserer Richtlinien veröffentlicht. Weiterer Akteur innerhalb der Kette ist die interne Revision, die regelmäßig prüft, ob möglicherweise Compliance-Verstöße vorliegen. Im Berichtsjahr wurden über keinen der zur Verfügung stehenden Kanäle kritische Bedenken im Hinblick auf unser Geschäftsgebaren oder eventuelle negative Auswirkungen auf Mensch und Umwelt an den Vorstand herangetragen.

Eine Vorbildfunktion in Sachen Compliance übernehmen unser Vorstand und die Führungskräfte. Sie sind dafür verantwortlich, dass ihre Mitarbeitenden über alle entsprechenden Regeln informiert sind und diese einhalten. Jede und jeder Einzelne bei BLG ist darüber hinaus positionsunabhängig verpflichtet, auf Missstände oder vermutete Rechtsverstöße hinzuweisen. Vor diesem Hintergrund ist es entscheidend, dass wir unsere Beschäftigten offen und wiederholt etwa für Korruptionsgefahren sensibilisieren. Zusätzlich schützt das Vier-Augen-Prinzip, das wir für alle relevanten Geschäftsprozesse vorschreiben, in der Praxis sowohl sie als auch das Unternehmen als Ganzes.

Zentrale Bestandteile unseres Compliance-Management-Systems sind unser Verhaltenskodex und unsere Compliance-Richtlinie. Sie gelten – wie sämtliche unternehmensinternen Richtlinien – für alle Gesellschaften, an denen wir unmittelbar oder mittelbar mehr als 50 Prozent der Geschäftsanteile halten oder bei denen BLG LOGISTICS die unternehmerische Führung innehat, und sind verbindlich für alle internen und externen Mitarbeitenden sowie für uns tätigen Berater. Gesellschaften, die ausländischem Recht unterliegen, haben die Richtlinien diesem entsprechend anzuwenden.

Beide Dokumente haben wir im Berichtsjahr überarbeitet, den Verhaltenskodex aufgrund von Gesetzesänderun-gen. Neben unseren Anforderungen mit Blick auf Arbeitsbedingungen, Umwelt- und Klimaschutz enthält er insbesondere Vorgaben zum rechtlich und ethisch einwandfreien Umgang mit Geschäftspartnern, Wettbewerbern und Behörden. Zudem ist hier die Gestaltung von Spenden und Sponsorings ebenso wie das Verhalten bei etwaigen Interessenkonflikten geregelt. Die aktualisierte Compliance-Richtlinie ersetzt zugleich die bisherige Anti-Korruptionsrichtlinie. Sie beinhaltet essenzielle Verhaltensregeln zur Prävention von typischerweise in global agierenden Unternehmen auftretenden Compliance-Risiken und legt die zugehörigen Prozesse dar, darunter etwa das „Know-your-customer“-Prinzip.

Der Verhaltenskodex wurde in seiner neuen Fassung an alle Beschäftigten verteilt und durch intensive interne Kommunikation unter anderem über das Intranet und unsere Mitarbeitenden-App begleitet. Neue BLG ler:innen erhalten ihn mit ihrer Begrüßungsmappe, Leiharbeitnehmerinnen und -arbeitnehmer werden bei der Erstunter-weisung informiert. Wie auch die Compliance-Richtlinie ist der Kodex im Intranet hinterlegt. Informationen zum Compliance-System, zum Verhaltenskodex sowie zu den zuständigen Ansprechpartnern sind darüber hinaus öffentlich im Internet einzusehen. Unseren ausländischen Standorten stehen die Richtlinien auf Englisch zur Verfügung.

Information, Aufklärung und Sensibilisierung

Compliance können wir nur gewährleisten, wenn alle im Unternehmen mitziehen. Um das zu erreichen, sensibilisieren wir unsere Entscheidungsträger:innen und Führungskräfte für die zugehörigen Themen und halten sie fortlaufend auf Stand. Für den Vorstand, die Mitarbeitenden der Führungsebenen 1–3 sowie alle Beschäftigten in Einkauf und Vertrieb finden entsprechend verpflichtende Schulungen statt. Auch 2022 wurden turnusmäßig Schulungen zu Compliance, Kartell- und Wettbewerbsrecht durchgeführt. Unsere Zielsetzung lautete im Berichtsjahr, dass aus den Führungsebenen 1–3 innerhalb eines Dreijahreszyklus je mindestens 90 Prozent der betreffenden Personen geschult sind. Der Wert liegt für das Berichtsjahr mit 81,7 Prozent unterhalb dieser Marke. Dies ist in erster Linie durch die Überarbeitung der Compliance-Richtlinie sowie des Schulungskonzepts bedingt, da wir die Schulungen möglichst mit den neuesten Inhalten anbieten wollten. Da zugleich selbstverständlich die internen Überprüfungs- und Genehmigungswege einzuhalten waren, ließ sich ein Leerlauf von einigen Wochen in diesem Fall nicht vermeiden.

Wir verbessern, erweitern und vertiefen unser Schulungssystem in diesem Bereich kontinuierlich und werden 2023 neue E-Learnings zum aktualisierten Verhaltenskodex und den Grundlagen der Compliance sowie eine Aufbauschulung ausrollen. Über unsere zentrale Fortbildungsplattform Tutorize können alle Module orts- und zeitunabhängig absolviert werden, wobei jeder Abschluss vom System erfasst wird. Für die vorgenannten Gruppen hat die Schulung dann weiterhin verpflichtend, zugleich jedoch engmaschiger einmal jährlich zu erfolgen. Darüber hinaus werden zusätzlich Führungskräfte unterhalb der genannten Ebenen eine entsprechende Schulung erhalten. Auch alle anderen Mitarbeitenden informieren wir mithilfe unterschiedlicher Kommunikationskanäle regelmäßig und anlassbezogen über Compliance-bezogene Themen.